Au régime réel, l’impôt porte sur le bénéfice net, après déduction des charges. Mais toutes les dépenses ne sont pas admises, surtout en cas d’usage mixte.
- Au régime réel, seules les dépenses engagées pour l’activité, réelles, justifiées et comptabilisées sur le bon exercice sont déductibles.
- En cas d’usage mixte (téléphone, internet, véhicule, bureau), seule la quote-part professionnelle peut être retranchée.
- Repas : avec un client, déduction sans plafond ; seul en déplacement, déduction entre 5,50 euros et 21,40 euros.
- Achats importants : généralement au-dessus de 500 euros, déduction étalée via amortissement.
- Attention aux doubles déductions (entreprise + déclaration personnelle) et à la conservation des justificatifs.
Au régime réel, la base imposable correspond au bénéfice net, une fois les charges retranchées. C’est potentiellement avantageux si les frais professionnels sont élevés. En contrepartie, l’administration fiscale encadre strictement la déductibilité : la dépense doit être réalisée dans l’intérêt de l’activité, être effective, appuyée par un justificatif et enregistrée sur le bon exercice.
Autre point sensible : les achats ou abonnements à usage mixte (professionnel et personnel). Dans ce cas, seule la part liée à l’activité peut venir diminuer le résultat.
Dépenses exclusivement liées à l’activité : attention aux règles
Lorsqu’un coût est entièrement professionnel, il peut en principe être déduit : rémunération, loyer, équipements, honoraires (par exemple ceux d’un comptable). Toutefois, chaque famille de dépenses a ses limites, avec parfois des plafonds et des conditions, rappelle Florian Billaud, directeur de bureau associé chez Amarris (cité par MoneyVox).
Les déplacements illustrent bien ces nuances : train, hôtel, taxi, péage… La déduction se fait au montant réel. En revanche, une dépense jugée excessive par rapport aux revenus de l’activité peut être écartée.
Pour les repas, le traitement varie selon la situation. Un repas d’affaires avec un client est déductible sans plafond. À l’inverse, lors d’un déplacement professionnel pris seul, seule la fraction comprise entre 5,50 euros et 21,40 euros peut être déduite.
Enfin, les vêtements ne sont admis que s’ils sont strictement professionnels (tenue de chantier, chaussures de sécurité, blouse). Un costume porté par un commercial, par exemple, n’est pas retenu.
Usage professionnel et personnel : comment calculer le prorata ?
Téléphone, internet, véhicule, espace de travail à domicile… dès qu’un usage privé existe, la déduction se limite à une quote-part qu’il faut pouvoir expliquer et documenter.
Téléphonie, internet et matériel : estimer et justifier
Pour le téléphone et l’accès internet, l’enjeu consiste à fixer un pourcentage d’utilisation professionnelle. Florian Billaud propose une méthode simple : « Sur une semaine de 5 jours de travail et 2 jours de repos, vous faites un tiers, deux tiers ». Concernant un ordinateur utilisé à titre personnel et pro, il prévient : « mieux vaut en racheter un au nom de l'entreprise. La déduction est plus simple et plus solide en cas de contrôle. »
À noter : les achats importants (généralement au-dessus de 500 euros) ne s’imputent pas en une fois. Ils sont répartis sur plusieurs années via l’amortissement.
Bureau à domicile : une formalisation possible
Si le bureau est installé chez soi, l’expert recommande de formaliser un bail commercial entre la personne et son entreprise. Un loyer mensuel peut alors être facturé à la société : il est déductible pour l’activité, mais doit être déclaré en revenus fonciers.
Véhicule personnel : deux méthodes à comparer
Pour une voiture utilisée aussi dans la vie privée, deux solutions existent : déduire les frais réels au prorata de l’usage professionnel ou appliquer le barème kilométrique. Les péages et stationnements se déduisent à part, toujours au prorata. L’expert souligne aussi la difficulté spécifique des recharges de véhicules électriques, faute de méthode claire permettant de distinguer précisément kilomètres professionnels et personnels.
Les pièges fiscaux les plus fréquents
Une erreur courante consiste à déduire certains frais deux fois : dans la comptabilité de l’entreprise et dans la déclaration personnelle. Les déplacements en sont un exemple. Et le trajet domicile-travail, lui, ne peut pas être retranché du résultat de l’entreprise : il doit figurer sur la déclaration de revenus personnelle, comme pour un salarié.
Même vigilance pour les versements sur un plan d’épargne retraite : si la somme a déjà été déduite dans l’entreprise, elle ne doit pas être reprise dans la déclaration du dirigeant. « Il peut arriver que ces sommes soient préremplies sur la déclaration de revenu du dirigeant. Or les déduire dans l'entreprise puis à titre personnel est strictement interdit ».
Enfin, prudence avec les abonnements enrichis d’options privées : Netflix, Deezer, Amazon… ces services n’ont pas de caractère professionnel et ne doivent pas entrer dans la quote-part déductible. En cas de contrôle, l’exigence est claire : « il faut être capable de tout prouver. La règle fiscale de conservation des justificatifs, c'est trois ans plus un an ».
